Informativa privacy dei servizi Nuvyl AI

Assistente automatico su WhatsApp e Preventivo Smart · Ultimo aggiornamento: 2 ottobre 2026

Questa informativa riguarda i due servizi che Nuvyl AI fornisce alle attività (studi, saloni, artigiani, professionisti): l'assistente automatico su WhatsApp e Preventivo Smart, la dashboard per creare e inviare preventivi. Si rivolge a chi scrive su WhatsApp a un'attività che usa Nuvyl AI, a chi riceve un preventivo creato con Preventivo Smart e alle attività stesse. Per chi visita il sito nuvylai.com vale invece l'informativa del sito.

La redigiamo ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003.

1. Chi tratta i dati
2. Quali dati
3. Perché e su quale base
4. Intelligenza artificiale
5. Fornitori e trasferimenti
6. Per quanto tempo
7. Sicurezza
8. I tuoi diritti
9. Dati dei servizi Google
10. Preventivo Smart
11. Per le attività clienti

1. Chi tratta i dati

Se scrivi su WhatsApp a un'attività che usa Nuvyl AI, o ricevi da lei un preventivo creato con Preventivo Smart, il titolare del trattamento dei tuoi dati è quell'attività: è lei che decide come gestire prenotazioni, richieste e preventivi. Nuvyl AI è il responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): tratta i dati solo per conto dell'attività e secondo le sue istruzioni, sulla base di un accordo scritto.

Per i dati delle attività clienti (nomi e contatti dei referenti, credenziali di accesso, dati per la fatturazione e i pagamenti) il titolare è Nuvyl AI.

2. Quali dati trattiamo

Assistente su WhatsApp

• Dati del profilo WhatsApp: numero di telefono e nome del profilo WhatsApp.
• Contenuto dei messaggi che scrivi all'assistente e le scelte che fai dai menu.
• Dati che inserisci per la tua richiesta: nome e cognome, servizio o prestazione richiesta, giorno e orario dell'appuntamento, eventuali note. Per alcuni settori anche tipo di evento, data e luogo (per esempio per un preventivo fotografico).
• Dati tecnici del servizio: identificativi dei messaggi, data e ora, stato della conversazione (a che punto è la prenotazione), esito delle operazioni.

Preventivo Smart

• Dati dell'attività: nome o ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, logo, recapiti, settore, listino di servizi e prezzi, email e password di accesso (la password è conservata solo in forma cifrata non reversibile).
• Dati dei destinatari dei preventivi, inseriti dall'attività: nome, telefono, email ed eventuale indirizzo, insieme a voci, importi e note del preventivo.
• Stato del preventivo: date di creazione e invio e, se il destinatario preme «Accetta su WhatsApp», data e ora dell'accettazione.
• Dati tecnici: un cookie tecnico di sessione per mantenere l'accesso alla dashboard e i registri tecnici del server. Non usiamo cookie di profilazione né strumenti di tracciamento.

Non inviare dati sanitari o altri dati particolari. L'assistente non li chiede e non fa valutazioni cliniche: per questioni di salute la conversazione viene passata al personale dell'attività. Le note, anche nei preventivi, sono pensate solo per informazioni organizzative.

3. Perché li trattiamo e su quale base

Per i dati delle attività clienti di cui Nuvyl AI è titolare, le basi giuridiche sono l'esecuzione del contratto di servizio (art. 6.1.b), gli obblighi di legge fiscali e contabili (art. 6.1.c) e il legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f).

L'assistente non invia messaggi pubblicitari. Eventuali comunicazioni promozionali possono essere inviate dall'attività solo con il tuo consenso.

Come interrompere i messaggi automatici. In qualsiasi momento puoi scrivere STOP nella chat: da quel momento non riceverai più promemoria né altri messaggi automatici dall'attività (gli appuntamenti già fissati restano validi). Per riattivarli scrivi START. La tua scelta viene conservata anche dopo la cancellazione automatica della conversazione.

4. Uso dell'intelligenza artificiale

Assistente su WhatsApp. Quando scrivi un messaggio libero, il testo può essere analizzato da un modello di intelligenza artificiale (Claude, di Anthropic) solo per capire che cosa stai chiedendo (per esempio "prenotare" o "sapere l'indirizzo"). Le operazioni vere e proprie (verificare gli orari, registrare l'appuntamento) sono eseguite da regole fisse, non dall'intelligenza artificiale.

Preventivo Smart Plus. Quando l'attività usa le funzioni di intelligenza artificiale, al modello vengono inviati il testo che scrive e i dati del preventivo necessari alla richiesta: voci, prezzi e, quando chiede di preparare un invio, nome e recapiti del destinatario. Il modello propone voci, stime di prezzo e l'azione da compiere; è sempre l'attività a controllare e confermare.

• Non vengono prese decisioni che producono effetti giuridici su di te o che ti riguardano in modo significativo (art. 22 GDPR).
• Secondo le condizioni commerciali del fornitore, i contenuti inviati tramite le sue API non vengono usati per addestrare i modelli.
• Puoi sempre chiedere di parlare con una persona dell'attività scrivendo "operatore".
• Al primo messaggio l'assistente ti informa che stai parlando con un sistema automatico basato su intelligenza artificiale (Regolamento UE 2024/1689, "AI Act", art. 50).

5. Fornitori e trasferimenti

Per far funzionare i servizi ci avvaliamo di fornitori tecnici che agiscono come sub-responsabili del trattamento o, per i propri servizi, come titolari autonomi:

Quando i dati vengono trattati negli Stati Uniti, il trasferimento avviene sulla base delle garanzie previste dal GDPR (EU-U.S. Data Privacy Framework e/o clausole contrattuali standard). I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per scopi propri.

Se in futuro attiveremo il pagamento online degli abbonamenti, i dati di pagamento delle attività saranno trattati direttamente dal fornitore di pagamento e aggiorneremo questo elenco prima dell'attivazione. Nuvyl AI non riceve né conserva i numeri delle carte.

6. Per quanto tempo li conserviamo

• Stato della conversazione (a che punto è la tua richiesta): fino a 90 giorni dall'ultimo messaggio.
• Registri tecnici delle operazioni sul server: al massimo 14 giorni, poi vengono cancellati automaticamente. Per le attività sanitarie (studi medici e dentistici) le operazioni andate a buon fine non vengono registrate affatto.
• Richiesta di non ricevere messaggi automatici (STOP): conservata finché non la revochi, solo per rispettarla.
• Appuntamenti e richieste registrati nel calendario e nel foglio dell'attività: per il tempo stabilito dall'attività, titolare del trattamento. Alla fine del rapporto con l'attività i dati vengono restituiti o cancellati entro 30 giorni.
• Preventivi e dati dei destinatari in Preventivo Smart: finché l'attività li conserva nella dashboard e mantiene l'abbonamento. L'attività può cancellare un preventivo in ogni momento. Alla fine del rapporto i dati vengono restituiti o cancellati entro 30 giorni; le copie di sicurezza vengono eliminate con la normale rotazione dei backup.
• Partita IVA o codice fiscale dell'attività cliente: dopo la cancellazione dell'account conserviamo soltanto un'impronta cifrata non reversibile di questo identificativo, senza nessun altro dato, per impedire che la prova gratuita venga ripetuta più volte dalla stessa attività (legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR).
• Dati amministrativi e di fatturazione delle attività clienti: per il tempo previsto dagli obblighi fiscali e contabili (di norma 10 anni).
• I messaggi transitano anche sui sistemi di WhatsApp, che li conserva secondo le proprie condizioni.

7. Sicurezza

Le comunicazioni avvengono solo tramite connessioni cifrate (HTTPS). Il server accetta soltanto i messaggi firmati da WhatsApp ed è protetto da firewall. Le chiavi di accesso ai servizi sono conservate cifrate e l'accesso ai dati è limitato alle persone che gestiscono il servizio. In Preventivo Smart ogni attività vede solo i propri dati, l'accesso richiede email e password e vengono fatte copie di sicurezza periodiche.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento (artt. 15–22 GDPR). Rivolgiti all'attività a cui hai scritto o che ti ha inviato il preventivo, che è il titolare. Puoi anche scrivere a info@nuvylai.com: inoltreremo la richiesta all'attività e la aiuteremo a risponderti entro 30 giorni.

Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Dati provenienti dai servizi Google

Con l'autorizzazione esplicita dell'account Google collegato, l'applicazione "Nuvyl AI Automations" accede ai seguenti servizi, solo per le funzioni indicate:

• Google Calendar: leggere la disponibilità e creare, modificare o annullare gli appuntamenti richiesti dai clienti dell'attività;
• Google Sheets: leggere e aggiornare il foglio usato come elenco di prenotazioni e richieste;
• Gmail (solo invio): inviare email di notifica all'attività. Non leggiamo la posta in arrivo.

I dati Google non vengono venduti, non vengono usati per pubblicità e non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale generalisti. L'accesso può essere revocato in qualsiasi momento da myaccount.google.com/permissions.

L'uso e il trasferimento a qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetterà la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use.

Preventivo Smart non si collega agli account Google.

10. Preventivo Smart: come circolano i dati

• Link del preventivo. Ogni preventivo ha un indirizzo riservato, difficile da indovinare, che l'attività invia al destinatario. Chi possiede il link può vedere il preventivo: non contiene altri dati dell'attività o di altri clienti e non è indicizzato dai motori di ricerca.
• Invio su WhatsApp e via email. L'invio parte dal WhatsApp o dal programma di posta dell'attività, sul suo dispositivo. Nuvyl AI non invia messaggi ai destinatari dei preventivi e non accede a quelle conversazioni.
• Accetta su WhatsApp. Se premi il pulsante, registriamo data e ora dell'accettazione e si apre una chat WhatsApp con l'attività, con un messaggio già pronto che puoi modificare o non inviare.
• Assistenza. Su richiesta dell'attività, il personale di Nuvyl AI può accedere alla sua dashboard per configurarla o risolvere un problema, e vede solo ciò che serve a quello scopo.

11. Per le attività clienti

• Con l'attivazione del servizio l'attività accetta l'accordo sul trattamento dei dati (nomina a responsabile, art. 28 GDPR), che descrive istruzioni, misure di sicurezza e sub-responsabili. Per l'assistente su WhatsApp è disponibile anche in versione da firmare.
• L'attività informa i propri clienti del trattamento, ad esempio indicando nel profilo WhatsApp, nel primo messaggio o nel preventivo il link a questa informativa o alla propria.
• L'attività inserisce nei preventivi solo i dati necessari e li invia al destinatario corretto.
• Le condizioni d'uso dei servizi sono nei Termini e condizioni.

12. Modifiche

Questa informativa può essere aggiornata. La versione in vigore è sempre quella pubblicata su questa pagina, con la data dell'ultimo aggiornamento indicata in alto.